Firma handlowa, w zależności od swojej formy działalności gospodarczej, wielkości i przychodu rocznego może prowadzić księgowość uproszczoną albo stoi przed wymogiem prowadzenia pełnej księgowości. Co tego rodzaju działania obejmują w praktyce i kiedy obowiązuje konkretny typ księgowości? Wszystkie te zagadnienia zostaną omówione poniżej.
Księgowość w firmie handlowej
Uproszczona księgowość to taka, która może być prowadzona przez określone podmioty prawne (m.in. spółki: jawne, partnerskie, cywilne), a także firmy handlowe, których obroty ze sprzedaży nie przekroczyły określonego prawnie limitu. Tego typu księgowość, która może być prowadzona samodzielnie albo przez wyspecjalizowane podmioty (biuro księgowe), będzie obejmować szereg mniejszych i większych działań, to znaczy:
- wybór odpowiedniej, a więc najbardziej opłacalnej w konkretnym przypadku formy opodatkowania;
- prowadzenie księgi przychodów i rozchodów, a więc umieszczanie w niej ewidencji zdarzeń gospodarczych;
- ewidencję rozrachunków;
- prowadzenie rejestrów VAT, a także rejestru środków trwałych i amortyzacji;
- naliczanie podatków (PIT i VAT) i sporządzanie deklaracji podatkowych;
- prowadzenie spraw związanych z ZUS i przekazywanie należności do urzędu skarbowego.
Prowadzenie księgowości w firmie handlowej
Aby korzystać z księgi przychodów i rozchodów (albo z innej formy) uproszczonej księgowości roczny przychód firmy nie można przekraczać kwoty dwóch milionów euro (na rok 2019 był to pułap 8 559 000 złotych). Kiedy się go przekroczy, zobowiązaniem staje się prowadzenie pełnej księgowości. Tak jak w innych przypadkach, tak i pełna księgowość w firmie handlowej jest rozbudowaną i szczegółową formą rozliczania się z przychodów. W przeciwieństwie do księgowości uproszczonej tutaj niemal każde zdarzenie gospodarcze w przedsiębiorstwie musi zostać odpowiednio zewidencjonowane. Muszą być tutaj prowadzone pełne księgi rachunkowe, w skład których wchodzą: księga główna, dzienniki, księgi pomocnicze, zestawienia dotyczące obrotów i sald kont księgi głównej i sald kont ksiąg pomocniczych, a także inwentarz, to znaczy wykaz składników aktywów i pasywów. Prowadzenie pełnej księgowości w firmie handlowej jest zadaniem trudnym, dlatego należy powierzyć je specjalistom. Pełne usługi księgowe dla firm handlowych będą obejmować prowadzenie wymienionej wcześniej dokumentacji. Będzie to jednak również:
- Ewidencja zakupu. To obowiązek dla podatników VAT. Ewidencja ta jest podstawą do obliczenia i wykazania zobowiązania podatkowego za dany okres rozliczeniowy. Ujęciu w rejestrze podlegają wszystkie faktury. Tak więc, otrzymywane od sprzedawcy i zaksięgowane w ewidencji faktury zakupu stają się tutaj podstawowym dokumentem stwierdzającym nabycie danego towaru. Tego rodzaju ewidencja umożliwia organom podatkowym przeprowadzenie weryfikacji poprawności rozliczenia.
- Ewidencja sprzedaży. To dokumenty, które obejmują właściwie rozpisane przychody firmy. Wszystkie wpisy w ewidencji sprzedaży muszą być dokonywane: w porządku chronologicznym. w oparciu o odpowiednie dokumenty. Takimi dokumentami będą: rachunki, faktury VAT, dokumenty celne, noty korygujące albo dowody wewnętrzne (w sprzedaży bez faktury). Nie może tutaj dochodzić do błędów, jakimi są nierzetelne ewidencjonowanie sprzedaży nieudokumentowanej i nieprawidłowe prowadzenie ewidencji w punkcie handlowym. Każda
ewidencja sprzedaży powinna zawierać co najmniej kolejny numer wpisu, datę uzyskania przychodu (szczególnie jeśli nie jest udokumentowany fakturami czy rachunkami), a także kwotę tego przychodu. - Zobowiązania i należności. Kontrola sytuacji, w których moment realizacji umowy dotyczącej sprzedaży albo zakupu towarów i usług nie pokrywa się z momentem zapłaty za nie. Tutaj księgowość umożliwia przedsiębiorcy dostęp do informacji na temat faktur niepłaconych przez odbiorców, a także faktur do zapłaty.
- Pomoc związana ze sprzedażą towarów za granicę. Obejmować będzie ona (zgodne z prawem wypełnianie dokumentów) oraz doradztwo w wyborze odpowiedniej stawki VAT.
Jak wiec widać, pełna księgowość jest rozbudowaną formą ewidencji przychodów i rozchodów. Pozwala tym samym na optymalne planowanie poczynań firmy oraz na przewidzenie kwestii podatkowych.