Założenie i prowadzenie lokalu gastronomicznego wymaga podjęcia wielu ważnych kroków i wyłożenia dużych nakładów finansowych. Co jednak ważne, początkujący przedsiębiorca nie musi spełniać specjalnych wymagań dotyczących żywności, jakości wody czy stanu budynku. Wszystkie tego typu zezwolenia można zdobyć dopiero w trakcie prowadzenia działalności. Duży nacisk trzeba też jednak położyć na księgowość.

Księgowość lokali gastronomicznych

Lokal gastronomiczny można prowadzić w wybranej formie, to znaczy jako: działalność jednoosobową, spółkę cywilną, spółkę osobową (z wyłączeniem spółki partnerskiej), spółkę kapitałową lub spółdzielnię. W wielu przypadkach wybierana jest jednoosobowa działalność gospodarcza, która zapewnia szybką rejestrację oraz mniejsze koszty. Kiedy jednak działalność gastronomiczna obejmuje większą liczbę współpracowników i większe obroty, to lepiej założyć ją w formie spółki cywilnej albo kapitałowej. Księgowość działalności gastronomicznej uzależniona jest od formy opodatkowania i wysokości obrotów. Działalność gastronomiczną, to znaczy restaurację, bar, kawiarnię czy firmę cateringową można opodatkować na kilka sposobów:

1. Opodatkowanie na zasadach ogólnych to podstawowa forma opodatkowania dochodów. Tutaj po osiągnięciu pułapu dochodów (przychody minus koszty) wynoszącym 85.528 zł, płaci się podatek w wysokości 32%. Kiedy zaś dochody nie sięgają wymienionego wcześniej pułapu pieniężnego, właściciel lokalu będzie miał obowiązek opłacać podatek w wysokości 17%. Opodatkowanie na zasadach ogólnych jest korzystne dlatego, że restaurator będzie mógł korzystać z ulg podatkowych. Ten typ rozliczania działalności zobowiązuje do prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.
2. Podatek liniowy. Tutaj obowiązuje jednolita stawka podatkowa, wynosząca 19% dochodu. Jako wadę tego rodzaju opodatkowania można jednak wymienić brak możliwości: korzystania z ulg podatkowych czy też rozliczania się wspólnie z małżonkiem.
3. Ryczałt ewidencjonowany. To także uproszczona forma rozliczenia, którą można wprowadzić wtedy, kiedy roczny dochód działalności (oczywiście z zakresu świadczenia usług gastronomicznych) nie przekracza 250 000 euro. Wysokość podatku będzie tutaj zależna od wysokości przychodów, dlatego właściciele lokalu nie mogą tutaj odliczać kosztów firmowych (poza składkami ZUS). Stawki ryczałtu dla usług gastronomicznych wynoszą:
   – 8,5% – w zakresie przychodów ze sprzedaży napojów o zawartości powyżej 1,5 proc. alkoholu;
   – 3% – w zakresie wszystkich przychodów z działalności gastronomicznej, z wyjątkiem wymienionych wcześniej napojów alkoholowych.
4. Karta podatkowa. To najprostsza forma opodatkowania działalności, a podatek jest tu ustalany według stałych miesięcznych składek, pomniejszonych o składkę zdrowotną. Wybór karty podatkowej sprawia, że wysokość stawki podatku (stałego i miesięcznego) jest zależna od: rodzaju i zakresu prowadzonej działalności i liczby zatrudnionych pracowników. Karta podatkowa nie wymaga prowadzenia księgi przychodów i rozchodów.

Prowadzenie księgowości w lokalu gastronomicznym

W gastronomii ma się do wyboru trzy sposoby prowadzenia księgowości:

• Księga Przychodów i Rozchodów, nazywana „uproszczoną księgowością”. Będzie ją można prowadzić wtedy, gdy wybraną formą opodatkowania będą zasady ogólne albo podatek liniowy. KPiR jest dość powszechna w małej gastronomii, przede wszystkim dlatego, że jej prowadzenie jest stosunkowo tanie.
• Pełna księgowość, czyli księga rachunkowa. Staje się ona wymogiem dopiero wtedy, gdy w roku podatkowym przychody przekroczą limit 1,2 mln euro. Należy ją prowadzić także wtedy, kiedy firma jest spółką kapitałową albo spółką prawa handlowego. Pełna księgowość w gastronomii dotyczy dużych podmiotów i sieci restauracji. Jej prowadzenie może być wielokrotnie droższe od prowadzenia KPiR, ale pozwala jednocześnie na o wiele lepszą analizę stanu finansowego przedsiębiorstwa. W księgach rachunkowych działalność gastronomiczna obejmuje: zakup, magazynowanie i sprzedaż towarów w stanie nieprzetworzonym oraz posiłków oraz przerób artykułów spożywczych na posiłki. Kiedy działalność gastronomiczna jest prowadzona na szeroką skalę, to kuchnia, bufet oraz magazyn są często ujmowane w księgach rachunkowych jako odrębne punkty handlowe.
• Brak obowiązku prowadzenia księgowości. Nie trzeba tego robić, gdy opłaca się podatek w formie ryczałtu.