• ul. Sienkiewicza 85/87
    90-057 Łódź
  • +48 731 278 082
    Zadzwoń
  • Saldeo Smart TaxCloud
    RODO w małej firmie

    Ochrona danych osobowych – RODO w małej firmie

    Od 2018 roku w Polsce formalnie obowiązuje rozporządzenie, dotyczące ochrony danych osobowych, znane jako RODO. Regulowane nim przepisy w takim samym zakresie dotyczą dużych, średnich oraz małych przedsiębiorstw. RODO oznacza Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady UE, dotyczące ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Formalnie obowiązuje ono od 25 maja 2018 roku.

    Przepisów RODO muszą przestrzegać wszystkie firmy, niezależnie od ilości pracowników, czy liczby klientów. W momencie, w którym przedsiębiorstwo dysponuje jakimikolwiek informacjami, pozwalającymi na identyfikację tożsamości, bezwzględnie musi wprowadzić działania, mające na celu ochronę danych osobowych.

    Które dane podlegają ochronie RODO?

    Ochronie RODO podlega każda informacja, która w jakikolwiek sposób mogłaby przyczynić się do identyfikacji tożsamości osoby fizycznej. Typowe dane to:

    • imię i nazwisko osoby fizycznej,
    • adres,
    • numer PESEL,
    • numer dowodu osobistego,
    • adres poczty mailowej,
    • numer telefonu.

    Wdrażanie RODO w małej firmie  – najważniejsze zasady

    W chwili obecnej nie istnieje sformalizowana i prawnie określona procedura dotycząca wdrażania RODO w firmie. Przedsiębiorca jest zobligowany do samodzielnego zabezpieczenia danych osobowych. Podjęte kroki w dużej mierze są determinowane przez rodzaj oraz specyfikę prowadzonego biznesu.

    Wdrażając RODO w małej firmie, warto pamiętać o kilku obowiązkach:

    • Obowiązek poinformowania osób fizycznych o przetwarzaniu danych oraz o ich właścicielu (art. 13 i 14 RODO),
    • Obowiązek dotyczący realizacji praw osoby, jak chociażby dostarczenie jej informacji na temat sposobu oraz celu pozyskania danych (art. 15-22 RODO),
    • Obowiązek upoważnienia osób, które mają dostęp do danych i jego przetwarzania (art. 29 RODO),
    • Obowiązek rejestrowania czynności, związanych z przetwarzaniem danych osobowych. W rejestrze powinny znaleźć się dane dotyczące tego, czyje dane posiada firma, czy są one szczegółowe, kto ma do nich dostęp, gdzie zostały one przekazane oraz w jaki sposób są zabezpieczane (art. 30 RODO),
    • Obowiązek zastosowania odpowiednich środków bezpieczeństwa, które należy poddać ocenie skuteczności (art. 32 RODO),
    • Obowiązek zgłaszania wszelkich naruszeń i nieprawidłowości, związanych z wyciekiem danych osobowych (art. 33 RODO),

    RODO w małej firmie – wdrażanie

    Wdrożenie RODO w firmach, które zatrudniają kilku pracowników, warto rozpocząć od przeprowadzenia prostego audytu. Dzięki niemu uzyskamy informacje na temat tego, jakie dane przetwarzamy, w jakim celu są one przetwarzane oraz czy klienci, których dane znajdują się w bazie danych przedsiębiorstwa, zostali o tym należycie poinformowani. Ponadto, audyt wskaże do jakich danych mają dostęp zatrudnieni pracownicy.

    Każda mała firma powinna prowadzić rejestr, uwzględniający wszelkie posiadane oraz przetwarzane dane – zarówno te należące do pracowników, jak i klientów. Zawierające je dokumenty należy odpowiednio zabezpieczyć przed osobami trzecimi, a także przed ewentualną kradzieżą, czy zniszczeniem. Dostęp do danych mogą mieć wyłącznie osoby posiadające specjalne upoważnienie pisemne.

    Konieczność stosowania przepisów o ochronie danych osobowych w małej firmie wiąże się z szeregiem obowiązków. W związku z tym ustawa przewiduje pewne uproszczenia, z których mogą skorzystać mikroprzedsiębiorcy. Dotyczą one sposobu informowania o ochronie danych osobowych.

    W celu spełnienia obowiązku informacyjnego wystarczy, że w lokalu firmy lub na stronie internetowej znajdzie się adnotacja, odnosząca się do polityki prywatności. Ułatwienie to obowiązuje przedsiębiorców, którzy spełniają szereg warunków, m.in. z zatrudniają mniej niż 10 pracowników i osiągają dochód netto nieprzekraczający 2 milionów euro (równowartość w złotych). Uproszczenia nie dotyczą sytuacji, w której usługobiorca nie ma możliwości zapoznania się z informacją administratora. Wiąże się to z niemożnością zawarcia umowy osobiście lub za pośrednictwem Internetu. Uproszczenia nie obejmują także administratorów przetwarzających dane poufne oraz tych udostępniających je innym podmiotom.

    Znajdź najlepsze rozwiązanie dla Swojej firmy
    Firma bez ZUSu Oferta na Księgowość
    Facebook Messenger